Episode 11 : Moi, Responsable QSE, Je traite autrement mes actions

mars 6, 2019 Catégories : Les Pérégrinations du Manager Qualité
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VIDÉO

 

Cette fois c’est décidé je change ma façon de traiter les actions dans mon organisation. Je suis lassé de relancer sans arrêt mes collègues pour qu’ils complètent leur fameux fichier Excel. Avant chaque audit, c’est toujours la même chose, je suis obligé de faire une revue de paquetage approfondie et de noter de manière rétroactive les actions engagées.

Quelle perte de temps ! Au lieu de faire une démarche prospective qui nous projette devant on utilise les plans d’actions comme une table d’enregistrement pour se souvenir du passé. Énorme paradoxe ! Le comble de ce constat c’est que de nombreuses actions sont tout de même réalisées sans l’outil mis à disposition.

A qui la faute ?

Suite aux derniers échanges avec mes collègues à la machine à café, j’ai pris conscience que ce fichier Excel embêtait tout le monde. C’est outil est trop lourd avec toutes ces colonnes (12 au total) qui permettent de faire de belles statistiques (qui sont d’ailleurs le plus souvent inexploitées). Douze colonnes à compléter simplement pour dire qui fait quoi et pour quand ?

Je viens de prendre conscience que lorsqu’un outil n’est pas utilisé la faute n’est pas forcément du côté des utilisateurs mais parfois du côté du concepteur (autrement dit MOI !). A vouloir faire trop bien les choses on arrive à obtenir un refus d’obtempérer.

Améliorer c’est bien, Innover c’est mieux !

En bon qualiticien, mon premier réflexe a été de d’améliorer l’outil existant en simplifiant notamment le nombre de colonnes. Mais cette première approche a été insuffisante car les utilisateurs souhaitaient une nouvelle approche dans la gestion des actions. Ils voulaient de la rupture et non pas simplement une petite amélioration. Le problème n’était pas simplement sur le nombre de colonnes, il fallait aller plus loin dans la réflexion.

Alors j’ai créé de la rupture en m’inspirant des bonnes pratiques du Lean Management … La gestion des actions se fait désormais en trois niveaux « A faire » « En cours » « Fait » … Avec un système de cartes classées par ordre de priorité (la carte du haut étant la carte prioritaire). Cette approche est gérée de manière informatique avec des outils simples. On planifie le plus souvent par « campagne » sans forcément se donner des échéances précises. Ah quoi bon, ce qui est important est traité en priorité. Le tout est managé lors de petites réunions debout. On conçoit notre pile « A faire » comme un réservoir du progrès dans lequel on vient puiser nos actions.

Notre organisation est ainsi passée de la table d’enregistrement (sans aucune valeur ajoutée) à une gestion dynamique et vivante des actions…. Nous sommes passés de la « contrainte inutile » à une vraie démarche de progrès tout en étant conforme aux normes de Système de Management.

En conclusion : Parfois, il ne suffit pas de faire mieux, ….  il faut faire autrement !

Christophe Villalonga, consultant

Avec la participation de Parcours Croisés

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A propos de Christophe Villalonga

Christophe Villalonga développe depuis plus de 20 ans une expertise pour un management de qualité unique en France de par sa volonté d’innovation permanente et de pragmatisme opérationnel. Il est l’auteur de nombreux ouvrages et conférencier.