Les revues de processus approchent et vous êtes en manque d’inspirations.
Les pilotes de processus sont peu motivés par l’exercice.
Ce rituel ne les passionne pas vraiment. C’est souvent un passage obligé ! Leur contribution annuelle au système de management. Il “faut le faire“ alors “on va le faire”. “C’est comme ça, et de toute façon on n’a pas le choix 😭”
Alors, si vous êtes confrontés à cette situation, ce webinaire est fait pour vous 🫵 ! Ready ?
Le replay ne vous a pas suffit ? 🤓
Voici 10 conseils “pratico-pratiques” pour booster 🚀vos revues de processus !
Certains conseils sont simples à mettre en œuvre car ils sont une continuité de vos pratiques. D’autres, au contraire, sont disruptifs, et peuvent modifier votre “façon de faire” .
Conseil N°1 : Débutons par un petit échauffement et une mise au point. La revue de processus n’est pas un exercice exigé dans le cadre des normes de système de management. Comme ce n’est pas un exercice imposé, c’est une démarche volontaire. Comme c’est une démarche volontaire, elle doit produire de la valeur. Une valeur, pas uniquement pour vous (responsable QSE) mais aussi, et surtout, pour les pilotes de processus. Alors, si vous avez un doute, interrogez vos pilotes sur la valeur ajoutée des revues de processus (astuce 💡 : faites voter vos pilotes sous forme de NPS avec une note de 1 à 10 “recommanderiez-vous la réalisation de revues de processus ?”)
Conseil N°2 : Une revue de processus est une opération montgolfière qui doit permettre de faire une analyse pour évaluer le fonctionnement et l’efficacité des processus afin d’en améliorer les performances. Cette prise de hauteur nécessite d’avoir une vision globale. Attention, de ne pas être victime “d’infobésité”. “Trop d’informations tue l’information” et aussi les participants par effet secondaires😭 ! Alors, lancez une “chasse au gaspillage” sur le contenu inutile de vos revues de processus.
Conseil N°3 : La revue de processus en “tête à tête” avec le responsable QSE n’a pas beaucoup d’intérêt dans une logique systémique. Une revue de processus est une assemblée composée des représentants du processus, de ses clients “internes”, de ses fournisseurs “internes” … Tous les contributeurs sont les bienvenus ! Limitez le nombre de participants entre 7 et 12 personnes en fonction de la taille de votre organisation et de la profondeur du processus.
Conseil N°4 : Proposez un “menu attractif”😋 ! L’ordre du jour est un point d’attractivité important pour le pilote et les participants. Il est temps de simplifier l’ordre du jour pour donner une bonne visibilité du déroulement de la séance. Attention également à ne pas utiliser un ordre du jour “technocratique” qui utilise un jargon de spécialiste QSE.
Un point d’acheminement en 3 temps peut s’avérer, dans bien des cas, suffisant :
Conseil N°5 : Positionner la revue de processus comme une “réunion de production” et pas simplement comme une “réunion d’information”. Cette nuance est importante car une “réunion de production” rythme le contenu et l’animation. Prévoyez des temps d’échange, de partage, de réflexions, de décisions, d’interactions. Les participants sont actifs pendant toute la revue de processus en apportant leur contribution, et avis. Prévoyez des outils d’animation, de vote, …
Conseil N°6 : Bien débuter la revue de processus en s’offrant une petite séance d’inclusion : la météo du jour, l’arbre à personnage, l’utilisation de cartes projectives, … L’idée est de mettre les participants dans de bonnes conditions de travail. Une telle approche permet également de positionner la revue de processus comme une séance “réflexive” en s’accordant du temps pour lancer la réunion.
Conseil N°7 : Le SWOT c’est bien ! Le SWOT à outrance peut agacer ! Et si vous changiez un peu l’approche. Pourquoi ne pas mettre en place la matrice des “pépites” (Les plus belles victoires – Les success stories – Les avancées) et des “cailloux” (Les irritants – les échecs) pour faire un bilan global du processus.
Conseil N°8 : Et si vous classiez en 3 catégories les indicateurs de performance : Les indicateurs en “bonne santé” ☀️, les indicateurs en stagnation/légère dégradation ⛅️ (à surveiller), les indicateurs en souffrance ☔️ (à améliorer). C’est simple, clair, visible. Une représentation qui aide à la prise de décisions.
Conseil N°9 : Gardez-vous du temps pour passer en revue les décisions prises tout au long de la revue de processus. Il est important de challenger à nouveau chaque proposition pour s’assurer, avec un léger recul, de leur intérêt et pertinence. Cette étape est importante pour éviter de produire des “plans d’actions” stériles et qui ne seront pas suivis dans le temps. Il faut apprendre à planifier l’essentiel plutôt que de vouloir tout faire.
Conseil N° 10 : Il est maintenant temps de se quitter. Et si vous pensiez à organiser une petite phase de “déclusion”. Prenez 5 minutes pour faire un tour de table et échanger en une phrase, un mot, sur la perception des participants à cette séance de travail. C’est simple, rapide et cela permet d’avoir un retour à chaud ….
Voilà c’est fini 😢 … J’espère que ces 10 conseils pratiques ont été pour vous source d’inspirations ?
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Christophe Villalonga, consultant
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