Moi Manager Qualité : Je vis désormais en harmonie avec la gestion des actions

Mars 8, 2021 Catégories : Manager Qualité : Acteur du Changement !

Rappel de l’épisode précédent : Suite à une formation, j’ai pris pleinement conscience de l’importance de l’approche culturelle dans le traitement des problèmes. Il ne suffit pas de déployer des outils et des méthodes, il faut qu’il existe une véritable appétence dans l’organisation pour les problèmes et ceci à tous les niveaux !

Tout devient action. Les délais se raccourcissent, les projets se multiplient, et les ressources se raréfient. Alors comment faire ? Comment arriver à piloter les actions dans un contexte où tout devient « urgent » ? Comment arriver à y voir clair ?

 Le traitement des actions est une priorité absolue dans toutes les organisations. Dans un contexte où tout devient « urgent » il est aujourd’hui difficile d’arriver à définir une feuille de route claire sur les actions à mener en priorité. Le cycle PDCA est mal mené. On se retrouve bien souvent avec un « P » hypertrophié prêt à l’implosion. Et malgré cette situation, les organisations continuent à alimenter ce « P » car il faut aller vite, très vite, toujours plus vite … La transformation doit être au rendez-vous pour rester dans la course …

Face à une telle pression, il est important de penser autrement le traitement des actions. On ne peut pas traiter aujourd’hui les actions de la même façon qu’hier où le rythme du changement était totalement différent. Il faut s’adapter à ce nouvel environnement en imaginant de nouvelles solutions.

Cette fois c’est décidé je change ma façon de traiter les actions dans mon organisation.

Je suis lassé de relancer sans arrêt mes collègues pour qu’ils complètent leur fameux fichier Excel. Avant chaque audit, c’est toujours la même chose, je suis obligé de faire une revue de paquetage approfondie et de noter de manière rétroactive les actions engagées.

Quelle perte de temps ! Au lieu de faire une démarche prospective qui nous projette en avant, on utilise les plans d’actions comme une table d’enregistrement pour se souvenir du passé. Énorme paradoxe ! Le comble de ce constat c’est que de nombreuses actions sont tout de même réalisées sans l’outil mis à disposition.

Améliorer c’est bien, innover c’est mieux !

En bon qualiticien, mon premier réflexe a été d’améliorer l’outil existant en simplifiant notamment le nombre de colonnes. Mais cette première approche a été insuffisante car les utilisateurs souhaitaient une nouvelle approche dans la gestion des actions. Ils voulaient de la rupture et non pas simplement une petite amélioration.

Le problème n’était pas simplement sur le nombre de colonnes, il fallait aller plus loin dans la réflexion.

Alors j’ai créé de la rupture en m’inspirant des bonnes pratiques du Lean Management … La gestion des actions se fait désormais en trois niveaux « À faire » « En cours » « Fait » … Avec un système de cartes classées par ordre de priorité (la carte du haut étant la carte prioritaire).

Cette approche est gérée de manière informatique avec des outils simples. On planifie le plus souvent par « campagne » sans forcément se donner des échéances précises. À quoi bon, ce qui est important est traité en priorité. Le tout est managé lors de petites réunions debout. On conçoit notre pile « À faire » comme un réservoir du progrès dans lequel on vient puiser nos actions.

Notre organisation est ainsi passée de la table d’enregistrement (sans aucune valeur ajoutée) à une gestion dynamique et vivante des actions…. Nous sommes passés de la « contrainte inutile » à une vraie démarche de progrès tout en étant conforme aux normes de Système de Management.

Christophe Villalonga, consultant

Découvrez le dernier ouvrage de Christophe VILLALONGA

Voir nos autres articles

Avec la participation de Parcours Croisés

0 commentaire Commenter

Ajouter un commentaire

Email *
Prénom *
Votre message *