L’acronyme SWOT désigne 4 mots anglais “Strengths” (Forces) “Weaknesses” (Faiblesses), “Opportunities” (Opportunités), et “Treats” (Menaces).
À ce moment précis, je ne vous apprends pas grand-chose 😉.
“Développes un peu plus Christophe, STP !”
Pour analyser un contexte, le SWOT est, depuis plusieurs années, la star incontestée des organisations.
On SWOT de partout.
À bâbord pour évaluer les forces et faiblesses.
À tribord, pour définir les menaces (parfois même les risques) et les opportunités.
Cet outil a le mérite d’être simple d’utilisation : on cadre son analyse dans 4 cases pour avoir la vision globale d’une situation.
Initialement prévu par son créateur Albert HUMPHREY, (consultant en management américain), pour faire une analyse de la stratégie, le SWOT s’est répandu dans d’autres domaines au sein des organisations, dont la Qualité 😇.
Il faut bien l’avouer : la Qualité aime SWOTER … en revue de direction, lors des revues de processus, voire parfois pour l’analyse des risques en transformant la notion de “Menaces” en “Risques”… (Les puristes de la méthode pourront être choqués 😀)
Le problème du SWOT ?
Il est peu propice à l’action. C’est souvent une “vitrine” présentée comme un aboutissement. “J’ai fait mon JOB voilà mon plus beau SWOT !” 💪
Euh 🤔 Et l’amélioration continue dans tout ça ?
Contempler, analyser, c’est bien … Agir c’est mieux ! (« Ça, c’est bien dit Christophe 😉 »)
Vous me voyez venir, non ? 🥁
Voici deux autres matrices conçues pour agir. Elles peuvent être la suite logique d’un bon SWOT ou être utilisées de manière indépendante.
L’acronyme ERAC désigne 4 mots : “Exclure” “Renforcer” “Atténuer” et “Créer”.
La matrice ERAC, appelée également la “grille des 4 actions”, a été conçue pour définir une stratégie marketing de type “océan bleu” qui crée véritablement de la valeur pour le client.
C’est bien ce truc mais quelle est relation avec la Qualité ?
Voilà mon idée, que j’ai bien entendu testée :
▶️ Mettre une petite dose d’ERAC lors de vos revues de processus !
Contrairement à un SWOT cette réflexion n’est pas neutre. Elle pousse à l’action en posant 4 questions :
🤨 Que faut-il exclure ? (suppression totale ! ) Cette approche nécessite une petite dose de courage car “supprimer” n’est jamais facile. On a toujours peur de détruire quelque chose qui a le mérite d’exister. Se poser la question de l’exclusion ou de la suppression permet d’avoir une approche un peu radicale mais parfois nécessaire.
🤨 Que faut-il renforcer ? C’est une quête permanente pour rendre les activités et/ou les processus de son organisation, toujours plus robustes. Renforcer c’est rendre les choses plus performantes. C’est la logique de “faire mieux” en capitalisant l’existant pour le rendre plus robuste face aux “intempéries” organisationnelles.
🤨 Que faut-il atténuer ? C’est la logique de simplifier des dispositions existantes pour les rendre plus efficaces. Ce sont souvent des dispositions pour lesquelles la réflexion est allée trop loin, des “fardeaux organisationnels” que l’on a du mal à gérer au quotidien. Ce sont des dispositions intellectuellement séduisantes mais difficiles à mettre en œuvre en l’état sur le terrain.
🤨 Que faut-il créer ? C’est souvent la partie la plus difficile à réaliser car on part de la “feuille blanche”. Cette démarche nécessite de bien connaître les problèmes ou autres manquements organisationnels pour mettre en place de “nouvelles choses”. Cette approche nécessite une réelle énergie pour trouver des solutions appropriées.
Alors, elle n’est pas belle la vie avec l’ERAC 😀 ?
Il existe une déclinaison de la matrice ERAC en trois niveaux appelés la matrice 3C “Conserver, Cesser, Créer”. Cette matrice est également un outil d’aide à la décision comportant quelques variantes par rapport à la matrice ERAC.
Il existe tout d’abord la notion de “Conserver”, c’est-à-dire de maintenir des dispositions existantes qui fonctionnent bien pour capitaliser l’existant. On recense les fondamentaux organisationnels qu’il est nécessaire de maintenir. Cette approche valorise les “bonnes pratiques” de l’existant.
L’autre différence avec la matrice ERAC, est la notion “d’atténuer”, qui n’est pas prévue dans cette approche. Dans le 3C on “cesse” mais la notion de simplification (= atténuer) n’apparaît pas explicitement.
Je me doutais que vous alliez m’interpeller sur le “comment faire pour passer à l’action”. 😉
Alors, que se soit avec la matrice ERAC ou avec la matrice 3C, on sort de sa zone de confort ! Ces outils sont une invitation à passer à l’action en se positionnant sur une analyse constructive.
💡La matrice ERAC peut être un excellent outil pour conclure une revue de processus en se projetant dans le futur et décider des actions à engager.
Avant de faire un “copier/coller” de la méthode, il faut s’assurer que cette approche est en phase avec votre contexte.
Je vous invite à tester l’un des deux outils lors d’une prochaine revue de processus. Il convient d’être transparent avec le pilote de processus qui doit être volontaire pour le test avant une éventuelle généralisation.
Le top du top : faire cet exercice dans une logique collective avec les autres participants de la revue de processus selon le schéma suivant (exemple donné avec une démarche de type ERAC)
Les pilotes de processus vont en raffoler ! En 4 questions l’affaire est bouclée et cela permet d’avoir des idées d’amélioration “équilibrées” (on supprime ou on simplifie ce qui est inutile, on renforce ou l’on crée des dispositions manquantes).
La boucle est complètement bouclée avec une présentation des résultats de chaque matrice ERAC (par processus) lors de la revue de direction.
PADLET est un outil en ligne qui permet de créer et de partager un mur de messages. C’est un outil collaboratif qui s’inspire d’une approche classique sous forme de Post-it. Autrement dit, le PADLET est le post-it des temps modernes 😉.
PADLET offre l’avantage, avec une licence gratuite, de pouvoir faire plusieurs types de tableaux. Alors, on s’est amusé à créer un petit PADLET virtuel d’un ERAC pour que vous compreniez les effets visuels.
Chaque “carte” peut faire l’objet de commentaires par les autres participants et d’un vote.
Un exemple d’ERAC réalisé avec PADLET pour une revue du processus “Piloter l’amélioration continue” ⤵️
Christophe Villalonga, consultant