Le digital pour rester « IN »

« Je m’en sors très bien avec mon organisation actuelle pour gérer les recrutements, mes différents fichiers Excel et tous les mails d’échanges avec les Managers me permettent de savoir à tout moment où j’en suis. Certes, c’est un peu chronophage mais maintenant j’ai l’habitude de cette méthode de travail. ….. Cela risque d’être un peu plus compliqué avec la croissance de l’entreprise et le nouveau programme d’embauche mais on va faire face ….. »

Le principe est souvent identique dans les organisations. Pour maîtriser une activité (exemple le recrutement) l’organisation met en place des outils et des méthodes avec les moyens informatiques disponibles.

Le premier réflexe est souvent d’utiliser EXCEL (véritable passe-partout informatique) pour mettre en place des outils de suivi qui contribuent à assurer la maîtrise de l’activité. Cet outil universel a l’avantage d’être connu de tous et permet de traiter tous types de données dans un tableur.

Excel est le roi incontesté et prône en leader informatique dans de nombreuses organisations. Son universalité est redoutable. Les tableaux croisés dynamiques ont encore renforcé son leadership ….

Dans un contexte de croissance exponentielle de la donnée, les approches classiques déployées via Excel et autres outils de type bureautique peuvent également connaître leurs propres limites. Ces outils contiennent de la donnée « exclusive » et les connexions entre les fichiers sont souvent compliquées, voire même impossibles. Les organisations sont souvent dans une logique de multiplier la saisie d’informations identiques pour traiter des flux d’informations. Une telle approche est souvent chronophage et source d’erreur.

Ainsi, la transformation digitale devient une absolue nécessité dans les organisations lorsque les flux d’informations sont nombreux et exponentiels. La gestion par le mail et le tableau EXCEL ne répondent plus au besoin initial. Il faut passer à la vitesse supérieure !

Dans cette épopée du digital, les organisations ont vécu différentes phases. Très souvent, elles ont débuté leur escapade en déployant des solutions pour informatiser leur « cœur de métier ».

L’aventure débute souvent par des solutions de type ERP / PGI et CRM

Des solutions de type ERP / PGI (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré) prennent en charge tout ou partie des opérations : la chaîne d’approvisionnement, les achats, les stocks, la planification, la production, les ventes, la facturation, …. C’est la base même du métier qui est mis sous contrôle.

Puis, très rapidement, les organisations se sont tournées vers la gestion des leads, des prospects et des clients pour mettre en place des solutions de type CRM (Customer Relationship Management). Ces outils permettent de planifier et d’assurer une traçabilité des interactions réalisées avec un client ou un prospect. C’est la mémoire vivante de l’organisation avec son capital « clients ».

Ces deux piliers numériques (ERP et CRM) sont la base même d’une organisation en mode digital. Ils sont aujourd’hui confrontés à une concurrence accrue avec l’apparition de nombreuses applications tierces et ceci dans de très nombreux domaines.

Le capital humain devient une ressource stratégique qu’il faut préserver.

Les organisations prennent de plus en plus conscience de la valeur du capital humain et recourent à des solutions digitales de type SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) qui viennent compléter des fonctionnalités existantes….

Les solutions de type SIRH permettent de traiter des fonctionnalités complémentaires comme le recrutement, l’onboarding, les compétences, les entretiens individuels, …. Elles offrent un portail unique pour les collaborateurs. Elles facilitent les interactions et le traitement des flux. Elles permettent d’avoir une traçabilité et une planification par collaborateur.

Des exemples d’outils : Aurecia, Visiotalent, Elevo, Personio, TalentSoft, ….

ERP, CRM, SIRH, … Et après ?

Les opportunités sont grandes. Il existe une multitude de solutions. Les priorités de chaque organisation seront certainement singulières. Chaque organisation va digitaliser des « points durs » de son fonctionnement.  Elle va investir des ressources sur des problèmes spécifiques où elle éprouve des difficultés à gérer les flux d’informations et/ou à traiter des données.

Le Management de projet et la gestion des actions pour structurer des démarches collaboratives. Ces outils fleurissent sur internet mais ont encore des difficultés à faire leur apparition au sein même des organisations. Et pourtant, la gestion de projet est un sujet clé dans les organisations qui le traite trop souvent de manière artisanale. Ils existent une multitude d’outils qui peuvent donner une autre dimension à la gestion de projets en termes de notification, de planification, d’état d’avancement, de partage d’informations, de reporting, … La digitalisation du Management de projet contribue au développement d’une organisation agile et transverse. Elle donne vie à un projet en favorisant les échanges et les interactions.

Des exemples d’outils : Trello, Wimi, ClickUP, Monday, Asana, ZohoProject, Wrike, ….

Le monde du digital est en pleine effervescence. Les solutions se multiplient. L’offre est pléthorique. Cet embarras du choix nécessite une véritable réflexion pour choisir la « bonne solution ». Ce choix s’avère souvent compliqué dans les organisations.

L’élaboration d’un cahier des charges permet de définir bien souvent les fonctionnalités attendues. Cette étape est indispensable pour comparer des solutions du marché mais elle doit faire preuve de discernement. En effet, la perception des organisations est souvent restrictive au regard des opportunités des outils proposés par des éditeurs qui ont une vision plus globale. Il faut faire confiance aux éditeurs informatiques sur leur capacité à apporter des réponses singulières à des problématiques communes. Ils font bien souvent progresser les organisations en ayant une autre perception des choses.

Dans un tel contexte, le Manager Qualité (QSE) doit être un acteur clé qui contribue à la transformation des organisations. Toute solution digitale s’inscrit comme une opportunité d’améliorer et d’optimiser le fonctionnement d’un processus. Cette finalité légitime le rôle d’un Manager Qualité (QSE) dans l’approche du digital dans les organisations. Un rôle qui permet d’accompagner le déploiement des projets numériques tout en faisant preuve d’ouverture d’esprit. En effet, il faut accepter de « penser autrement » pour ne pas retrouver à l’identique le même système qu’avant sinon c’est peine perdue. Le « lâcher-prise » digital est la composante essentielle de la transformation.

Christophe Villalonga, consultant

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