Moi Manager Qualité : Je passe en mode digital !

Décembre 14, 2020 Catégories : Manager Qualité : Acteur du Changement !
Partager:

Rappel de l’épisode précédent : Le Manager Qualité a suivi une conférence pour développer ses connaissances sur le thème de la simplification. Il a découvert qu’il était très souvent compliqué de faire simple ! Il ne suffit pas d’avoir la volonté de simplifier, il faut arriver à « embarquer » les forces vives de l’organisation et c’est souvent à ce moment-là que les choses se compliquent !

Sylvain, Directeur Général, est particulièrement intéressé par les résultats de mes recherches sur ce chantier de la digitalisation. Il ne sait pas trop à quoi s’attendre car la feuille de route est volontairement « floue » pour me laisser la possibilité de m’approprier cette mission. Nous avons décidé de faire une présentation à deux avec Aline, Directrice du Système d’Informations, qui est le sponsor de ce projet.

Après quelques difficultés, j’ai pu obtenir un rendez-vous avec Sylvain. Je débute ma présentation par une introduction sur un constat général : l’informatisation de notre organisation est plutôt « limitée ». Notre gros point fort est sans aucun doute l’utilisation de notre ERP métier qui permet de gérer de nombreux flux d’activités au niveau de la planification, de la production, des achats, des stocks, de la logistique, du transport, etc. Cet ERP* est interfacé à une CRM** qui permet de bien manager la relation avec les clients.

Bienvenue dans le royaume du tout mail et du tout Excel !

En dehors de ces deux « outils » (ERP et CRM), la gestion des processus et des activités est essentiellement assurée par des outils bureautiques, notamment par l’intermédiaire de fichiers de type Excel. De nombreux tableaux dynamiques sont présents dans l’organisation et contribuent à un brassage dans tous les sens des données.

Cette approche fonctionne jusqu’à un certain niveau de volume dans les flux interconnectés : peu d’acteurs concernés, nombre des données limité, etc. Dès que le flux d’informations augmente, tout devient plus compliqué.

La maîtrise du processus est toujours possible, mais avec un effort exponentiel. Les mails abondent pour obtenir une information ou certaines consolidations. C’est la course effrénée à la recherche de la bonne (et dernière) information… Les pertes de temps sont considérables. Ces irritants créent des tensions internes.

On fonctionne plutôt comme des artisans de l’information

De telles pratiques impactent la variabilité de certains processus/activités que l’on a du mal à maîtriser car le facteur humain est trop important. On n’est pas dans une logique d’automatisation et de standardisation, on fonctionne plutôt comme des artisans de l’information…

Les flux exponentiels d’informations dans notre organisation ont bouleversé des modes de fonctionnement. Ce que l’on savait traiter manuellement hier est aujourd’hui impossible avec des flux multipliés par 10, voire même par 100. La gestion de cette information par mail possède des limites de traitement. On ne peut plus maîtriser des activités stratégiques récurrentes et à fort volume d’informations uniquement par le mail.

Le traitement de l’information devient ainsi le « nerf de la guerre » pour toute organisation. Il faut être en capacité de traiter toujours plus d’informations de manière économe. Il faut investir sur le traitement de l’information pour faire autrement les choses avec plus d’efficacité.

Je présente à Sylvain six opportunités de digitalisation dans les domaines suivants : l’expérience collaborateurs, la gestion des contenus et des connaissances, l’amélioration et la réglementation. Sylvain est surpris de toutes ces opportunités en précisant « Pour quasiment tout problème de gestion, on peut désormais trouver une réponse digitale ».

Et vous, Manager Qualité (QSE), quelle est votre contribution en matière de digitalisation ?

*ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel de gestion intégré qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise

**CRM : Customer Relationship Management qui signifie en français Gestion de la Relation Client 

Christophe Villalonga, consultant

Découvrez le dernier ouvrage de Christophe VILLALONGA

Voir nos autres articles

Avec la participation de Parcours Croisés

0 commentaire Commenter

Ajouter un commentaire

Email *
Prénom *
Votre message *