Qui dit « rentrée » dit « bonnes résolutions de septembre ».
Les congés vous ont permis de faire le plein d’énergie et de vider votre charge mentale professionnelle ?
Votre compteur d’activité personnelle affiche un regain de vitalité ? Il s’agit de l’exploiter à bon escient pour préserver le plus longtemps possible cet état 🍀.
Vous voilà donc en parfaite condition pour attaquer les petits tracas qui empoisonnent votre quotidien tout au long de l’année.
Les petits tracas sont ces irritants grignoteurs de précieuses minutes dans le cadre de vos activités professionnelles. Ils ont le don de vous énerver. Ils peuvent se dissimuler partout :
• Des fichiers de type « Excel » inefficaces qui obligent à de multiples petites reprises,
• La recherche de documents (toujours bien cachés 😳) dans les méandres des répertoires informatiques,
• La messagerie semblable à un vaste réservoir (sans fonds) d’informations non structurées, ….. 😣
Alors, saisissons ce regain d’énergie pour changer l’ordre des choses et dire « plus jamais » ! … mais attention, il faut être rapide car cette période bénéfique est très courte. Le risque de retomber dans les travers du quotidien et les « bonnes » vieilles habitudes est réel.
Alors, voyez ce nouveau numéro « d’Ins’pirations » et ses quelques idées concrètes, comme un « booster » pour agir et prendre de nouvelles habitudes.
Conseil N°1 : Programmez votre démarche
L’opération doit être ciblée sur une période définie, relativement courte. Il faut agir vite et de manière efficace : donnez-vous un rythme d’intervention et une échéance.
Par exemple, le « putsch organisationnel » est réalisé sur une semaine (du lundi au vendredi) en consacrant 3 heures chaque matin (soit au total un potentiel de 15 heures) pour changer le quotidien. Autre solution alternative, passer 2 jours complets. Il faut, bien entendu, être réaliste dans sa programmation car, rappelons-le, l’objectif n’est pas de tout changer mais de traiter les priorités.
Se donner une contrainte temps est bénéfique pour s’obliger à aller à l’essentiel.
Conseil N°2 : Ne pas s’attaquer aux « mastodontes »
Ne brûlez pas toute votre énergie en voulant aborder tout de suite des sujets épineux car la batterie énergétique risque de se décharger rapidement. Privilégiez les petits irritants récurrents. Autrement dit, on ne s’attaque pas d’entrée de jeu au sujet de la revue de direction😜. C’est un trop gros chantier. Pas de complexité pour débuter !
Il faut qu’à la fin de la journée de nombreux progrès soient immédiatement visibles et déployés !
Conseil N°3 : S’attaquer à ses petits irritants à soi
C’est un moment privilégié pour penser à soi et traiter ses propres irritants. L’approche est un peu égoïste mais c’est un temps pour s’auto-améliorer. Posez-vous quelques instants, vous verrez que les sujets ne manquent pas 😨 !
Il est important de sélectionner les priorités pour aller au bout de la démarche.
Conseil N°4 : Opération « QVCT » de votre poste de travail
L’environnement de travail est essentiel pour être efficace et se sentir bien à son poste. Le « bon vieux bureau » conditionne de nombreuses situations dont on n’a pas forcément conscience. Le must : être confortablement installé dans un lieu ordonné et ergonomique.
Quelques tips utiles : Modifiez l’orientation de votre bureau (fini le soleil qui gêne la lecture ou la climatisation qui arrive sur les épaules 🥶), travaillez avec un double écran, privilégiez une position ergonomique (alignement clavier, souris et écran), suppression des documents « papiers » inutiles, amélioration du classement des dossiers « papiers », papeterie à portée de mains et rangée selon des emplacements définis, gestion visuelle des « consommables » (pour ne plus se faire piéger par la rupture de stocks), …
Conseil N°5 : Opération 5S des répertoires informatiques
Une bonne arborescence informatique est un gage d’efficacité à savourer tout au long de l’année. Qu’il est agréable de savoir où stocker une information et surtout d’être en mesure de la retrouver en un clignement d’œil.
Dans cette approche, il convient de limiter ses investigations à quelques sujets (répertoires) qui vous importunent au quotidien et qui vous font perdre le plus de temps. Profitez-en pour optimiser également le nombre de clics de souris pour accéder aux fichiers les plus consultés : pas plus de 4 clics pour accéder aux fichiers 😥.
Conseil N°6 : Une boîte mail « new look »
Quelques tips pour faire autrement :
Votre boîte de réception a sûrement besoin d’un bon nettoyage ! Spam, newsletter, courriers inutiles… allez hop, on fait du tri 🗑️!
Rien de pire qu’une boîte mail non classée où tout s’empile ! Faites des dossiers, attribuez des labels, filtrez en fonction des projets, expéditeurs, clients, etc. Bref, faites du tri !
Supprimez les notifications sur vos écrans et smartphones : elles sont les ennemies jurées de votre concentration et de votre productivité !
Créez des modèles de mails (signature,…) pour automatiser des réponses récurrentes
Conseil N°7 : Je m’organise pour optimiser le traitement des « en-cours »
Organiser son travail en stockant l’information pour la traiter ultérieurement est devenu un réflexe pavlovien 🤨. Il existe de nombreuses pratiques qui participent à la gestion des flux des en-cours : pochette à traiter, mail en brouillon (à traiter ultérieurement), liste des tâches, répertoires dédiés à l’action différée, …
Bon, c’est le moment de se poser quelques instants et d’imaginer d’autres méthodes de gestion de ces “en-cours”.
Quelques tips utiles :
Passer au traitement immédiat (pour les en-cours prenant moins de 2 minutes),
Gestion visuelle et automatisée des en-cours pour éviter de les oublier,
Utilisation d’un gestionnaire de tâches avec rappels automatisés, …
Bien entendu, le « programme minceur » proposé ici n’est pas exhaustif. De nombreuses autres actions sont envisageables pour vous faire gagner du temps. L’objectif de cette opération est tout simplement d’arriver à vous sentir plus léger !
Une petite pause « fraîcheur » qui contribue à une reprise en douceur 😇.
Sur le thème de la revue de Direction (Erwan)
« Voilà ! Revue de direction simplifiée hier avec intégration des synthèses des revues de processus. Nous avons principalement échangé sur le « prospectif ». Ce fut plus dynamique, de vrais échanges avec la direction générale et tout le monde satisfait ! Pour la 1ère fois j’ai eu des retours positifs des participants après la revue ! Merci »
💡 Platon disait : « La connaissance des mots conduit à la connaissance des choses »
Ainsi, connaître de nouveaux mots c’est connaître de nouvelles choses et c’est certainement une véritable source d’inspiration !
Cet article s’inspire des principes suivants :
1. Les 7 Mudas ( = gâchis en japonais) permettent de réduire les gaspillages dans les domaines suivants :
• Surproduction…
• Surstockage ou stock inutiles…
• Transports et déplacements inutiles…
• Gestes inutiles…
• Mouvements inutiles…
• Erreurs, défauts et rebuts…
• Temps d’attente et délais…
2. Les 5S sont les initiales en japonais des cinq opérations de base indispensables pour rationaliser et améliorer les tâches : Supprimer (Seiri), Ranger (Seiton), Nettoyer (Seiso), Standardiser (Seikeitsu), Éduquer & discipliner (Shitsuke). C’est un mode de gestion dans un esprit d’amélioration continue, partie intégrante du système de production Toyota.
3. Selon la loi de Parkinson, le travail s’étale de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Nous avons donc tendance à prendre plus longtemps que nécessaire pour accomplir une tâche, ou à la repousser sans cesse pour finalement l’achever juste avant la date limite.
« Comment intégrer la RSE dans un Système de Management ? » 😊
(à partir du vendredi 8 septembre)
Les essentiels :
• C’est en visio 🖥️
• C’est sur 4 vendredis (du 8/09/2023 au 29/09/2023) 🗓️
• C’est de 10h00 à 12h30 🕙
• C’est notre Gentil Formateur : Christophe VILLALONGA 👨🏻💻
• C’est du Contenu : concocté avec passion et participatif 💬
Christophe Villalonga, consultant
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